Gestão de projetos: o que é, para que serve e vantagens

Para uma equipe alcançar os resultados desejados por uma empresa sem deixar de cumprir os prazos estabelecidos, organização e planejamento são essenciais. A boa comunicação entre as pessoas da equipe, bem como a possibilidade de identificar e solucionar gargalos de forma rápida também são elementos indispensáveis nessa jornada.

É por isso que a gestão de projetos, que agrega essas e outras características, é um processo cada vez mais necessário para potencializar a performance de times de qualquer segmento.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é uma forma de acompanhar as atividades de um time, permitindo a visibilidade de tarefas e facilitando a comunicação entre a equipe para alcançar os resultados esperados.

O que é um projeto?

Antes de gerenciar um projeto, é preciso entender o que esse conceito significa na prática. De acordo com a 6a edição do Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e pode ser empreendido em todos os níveis organizacionais, envolvendo uma ou mais pessoas.

Um projeto pode ser a criação de algo novo, mas também o aperfeiçoamento ou correção de defeitos de algo que já existe. Esses são alguns exemplos:

A criação de um aplicativo
A instalação de uma nova versão de um sistema de software em uma empresa
O desenvolvimento de uma nova funcionalidade em um produto digital

Os projetos possuem ciclos de vida, ou seja, as fases pelas quais passa desde o início até a conclusão. Essas fases podem depender de uma série de fatores, como o segmento da empresa, a natureza do projeto ou as necessidades do gerenciamento, por exemplo.

Apesar da natureza temporária, nem todos os projetos são de curta duração. O fim de um projeto é alcançado quando o time chegou aos objetivos previstos, quando não há mais recursos disponíveis para alocação, se não houver mais a necessidade de cumprir os objetivos ou, ainda, quando há encerramento por motivo legal ou por conveniência.

Quais os objetivos da gestão de projetos?

Seja qual for a iniciativa ou o método usado para o seu gerenciamento, a gestão de projetos busca lançar mão de ferramentas, técnicas e conhecimentos que possam ajudar a elaborar o escopo e monitorar elementos como cronograma, riscos, qualidade, recursos e stakeholders envolvidos no projeto.

Ao gerenciar um projeto, é possível ter um panorama claro de quando cada fase deve ser entregue, quantos recursos (humanos ou financeiros) serão necessários para a execução de cada uma das etapas, quais os possíveis riscos durante os períodos estipulados e o que é possível fazer para minimizá-los.

Esse processo de coordenação também permite manter a qualidade das entregas em cada uma das fases, além de manter o diálogo com as partes envolvidas no processo - estejam elas envolvidas direta ou indiretamente na realização do projeto.

Com o gerenciamento dessas variáveis, é possível identificar e contornar imprevistos, manter o ritmo de trabalho do time para seguir o cronograma previsto e aumentar as chances de sucesso na entrega de cada uma das fases. Com a otimização dos processos, a redução de custos acaba sendo uma consequência benéfica que pode ser obtida com a gestão de projetos.

Caso um projeto não tenha gerenciamento, a qualidade das entregas pode ser comprometida. Outras consequências negativas da ausência de um processo de gestão são:

Orçamentos excedidos
Prazos perdidos
Insatisfação das partes envolvidas
Necessidade de retrabalho

Metodologia ágil em projetos

Em empresas, times ou ambientes onde há mudanças frequentes, ter a capacidade de adaptar o projeto conforme o surgimento de novas necessidades é fundamental. É nesse ponto que as metodologias ágeis podem ser usadas para o gerenciamento, agregando valor e potencializando a chance de alcançar resultados positivos.

Uma das metodologias ágeis é o Scrum, uma estrutura em que a divisão do trabalho por sprints é uma das características principais. As sprints, por sua vez, são períodos pré-definidos de tempo para que a equipe desenvolva um número de tarefas que vai ser determinado por cada membro, de acordo com a viabilidade de realização no tempo estabelecido.

Dentro de uma sprint, o Scrum propõe a realização de algumas cerimônias:

Planejamento: para estabelecer quais tarefas devem ou não ser executadas e concluídas na sprint, a depender da viabilidade técnica, necessidade do projeto ou outro fator relevante.
Demonstração: para dar visibilidade às tarefas entregues durante a sprint.
Reuniões diárias: encontros rápidos para alinhamento do time, identificação de possíveis gargalos durante a realização das tarefas de membros do time e maneiras de contornar.
Retrospectiva: para revisar as práticas que funcionaram ou não durante a sprint e encontrar pontos em que é possível aperfeiçoar o trabalho.

Para facilitar a visualização das tarefas de cada pessoa e seu progresso durante a sprint, o Scrum também lança mão de quadros com colunas para cada uma das etapas. "A fazer", "Em andamento" e "Concluído" são alguns exemplos de colunas utilizadas em quadros de Scrum.

O Kanban é outra metodologia ágil amplamente utilizada para gerenciar projetos, e se propõe a motivar o time a concluir as tarefas o mais rápido possível. O número de tarefas é definido de acordo com a capacidade do time, e sempre que uma tarefa termina, a ideia é que as equipes possam dar início à seguinte.

Dentro dessa metodologia, existem quatro componentes:

Lista de trabalho: onde ficam as tarefas a serem feitas.
Colunas ou linhas: usadas para diferenciar tarefas de diferentes usuários ou projetos.
Limites de trabalho em andamento: usados para delimitar a quantidade de trabalho de cada membro do time, a depender da capacidade de cada um.
Versões contínuas: históricos dentro do limite de trabalho em andamento.

Assim como o Scrum, o Kanban também utiliza um quadro para mapear as tarefas - exatamente como você visualiza seu projeto usando as orquestrações do Qntrl. Isso dá visibilidade sobre o andamento do trabalho para todos os membros da equipe. O modelo também possibilita a criação de relatórios e a elaboração de cronogramas.

O que é um software de gerenciamento de projeto?

Com as ferramentas digitais cada vez mais presentes e indispensáveis no nosso dia a dia, é importante ter ao alcance softwares que possam ajudar profissionais responsáveis pela gestão de projetos a alinhar os membros do time, identificar e solucionar gargalos, medir o desempenho do projeto e alcançar as metas de forma ágil e eficaz.

Com o Qntrl como software de gestão de projetos, é possível visualizar o trabalho a ser feito durante a sprint, fomentar a colaboração entre a equipe, analisar as métricas e centralizar informações para dar visibilidade a pessoas envolvidas direta ou indiretamente na iniciativa.

A automação de processos também é uma das funcionalidades do Qntrl, já que é possível designar tarefas a pessoas específicas do time caso sejam atividades que se repetem de acordo com a função do profissional ou da fase em que o projeto está.

Confira outros benefícios da utilização do Qntrl como software de gerenciamento de projetos: