Como usar workflows no trabalho - Exemplos práticos

Em qualquer segmento corporativo, a organização do processo de trabalho faz toda a diferença na hora de entregar os resultados. Ter as etapas do trabalho estruturadas e bem divididas pode ajudar na realização das tarefas, o que aumenta a produtividade e deixa colaboradores e equipes mais próximos das metas a serem alcançadas.

É exatamente aí que oworkflow - fluxo de trabalho, em inglês - pode ser útil para times e empresas, dando fluidez e delimitando o começo, meio e fim de vários processos de trabalho. Nesse artigo, vamos entender como usar workflows em diversas áreas.

O que é um workflow? 

O workflow é a estruturação da sequência de tarefas que fazem parte de um processo de trabalho. Essa estruturação pode ser feita para processos que envolvem uma ou mais pessoas, a depender do tipo de processo ou do tipo de atividade a ser realizada.

Mais do que uma junção aleatória de tarefas ligadas a um processo, o workflow representa a estruturação dessas atividades de forma ordenada, seguindo um fluxo de começo, meio e fim, que possa ser executado com fluidez e agilidade e qualidade pelas pessoas responsáveis.

Uma vez ordenada, essa sequência de tarefas pode ser estruturada em um fluxograma ou mapa de processo, para facilitar a visualização das tarefas pendentes, em andamento e já finalizadas.

 Quando e por que usar um workflow?

Além de ajudar na organização das tarefas e de aumentar as chances de uma execução com mais qualidade e eficácia, o workflow pode ser usado quando há necessidade de gerenciar melhor os recursos (humanos ou financeiros) durante um processo de trabalho, ou de reduzir os erros que podem acontecer na execução de tarefas, otimizando a sua realização.

Com o uso de plataformas de workflows e gestão de processos como oQntrl, também é possível automatizar tarefas, ou seja, delimitar regras que determinam o fim de uma tarefa e o início de outra, o que torna o processo mais rápido e fluido.

A aplicação de workflows pode ser feita nos mais variados segmentos, tornando os processos e a colaboração ainda melhores. Vamos conferir como isso pode funcionar na prática.

Exemplos práticos de usos de workflows 

Agora que já sabemos o que é um workflow, vamos entender, com exemplos, como essa estruturação pode ajudar diferentes segmentos profissionais a alcançar resultados de forma mais efetiva. Confira:

 
Ordem de compra 

Desde o momento da solicitação dos itens até a hora do pagamento, é possível lançar mão do workflow como uma ferramenta que vai auxiliar o monitoramento e a realização de cada etapa desse processo.

Durante o processo de compra (ou de venda), que envolve etapas de negociação com fornecedores, solicitação dos itens (ou reserva, no caso da venda), pagamento e recebimento ou entrega dos itens, estruturar essas etapas usando a tecnologia como aliada pode gerar vantagens como: 

• Visualizar os itens que estão sendo pedidos
• Automatizar aprovações de compra de forma personalizada (de acordo com departamento ou hierarquia, por exemplo)
• Garantir que as compras não ultrapassem o orçamento estipulado pelo setor

• Obter relatórios que vão auxiliar no controle das despesas

Aprovação de conteúdo 

Nesse caso, o processo se inicia com a solicitação de um novo conteúdo, ideação e, em seguida, a criação. Depois, é chegado o momento de o conteúdo ser revisado e publicado. Com a aplicação do workflow de forma digital, é possível cumprir essa sequência de tarefas obtendo os seguintes benefícios:

• Detalhar o que se espera do conteúdo a ser solicitado (tipo, prioridade, quantidade de caracteres etc);
• Atribuir da tarefa a uma pessoa ou equipe de forma automatizada, com notificações via e-mail;
• Criar as primeiras versões do conteúdo solicitado
• Enviar para revisão com acompanhamento de toda a equipe no fluxo
• Automatizar a publicação após a aprovação

Gerenciamento de tíquetes de suporte 

Quando o assunto é atendimento ao cliente, também é possível adotar um workflow para unificar as solicitações de suporte e, caso seja preciso, facilitar a transferência de tíquetes entre agentes. Com a automação das etapas, também é possível:

• Atribuir tíquetes de acordo com critérios personalizados (por hierarquia, por equipes etc)
• Monitorar o volume de tíquetes e a lista de pendências
• Rastrear métricas como tempo médio de resolução
• Gerenciar tíquetes de acordo com prioridade ou gravidade da situação
• Visualizar de forma clara a quantidade de tíquetes a serem atendidos, em andamento e finalizados

Aprovação de descontos ou despesas 

A utilização de um workflow em processos do setor financeiro também pode trazer vários benefícios para o processo. A centralização das informações em um fluxograma pode ajudar a:

• Visualizar quais os descontos ou despesas a serem aprovados
• Atribuir autorizações seguindo critérios de equipes ou de hierarquia
• Gerenciar a lista de despesas de forma mais eficaz

Independentemente do segmento, a visibilidade das tarefas, a possibilidade de diminuição de erros e o aumento da colaboração entre membros de uma mesma equipe são benefícios em comum da adoção de um workflow.

Em um cenário em que os processos são visualizados mais facilmente, há mais chances de aumentar a produtividade e, consequentemente, de chegar mais perto dos objetivos.

Quer entender como montar um workflow específico para seu negócio? A equipe do Qntrl pode te ajudar com uma demonstração personalizada, é só agendar.