Você já ouviu falar em checklist? Se você ainda não conhece, saiba que essa ferramenta de gestão pode ajudar a sua empresa a listar diferentes tarefas e ações que precisam ser realizadas para alcançar melhores resultados.
Dessa forma, essa lista de verificação potencializa não só a organização das atividades, mas também a comunicação e execução das tarefas de forma mais simples e rápida. Assim, o checklist permite que os processos da sua empresa sejam integrados (e gerenciados) para aumentar a produtividade e eficiência operacional.
Saiba mais sobre as vantagens de um checklist personalizado para os mais diversos departamentos da sua empresa, como criar estas listas de verificação na prática e dicas para utilizar essa ferramenta na melhoria contínua dos processos na sua organização. Confira!
O que é e para que serve um checklist?
- Checklist é uma lista de verificação composta por itens que precisam ser realizados, revisados e entregues. É uma espécie de passo a passo que garante que todas as ações de um determinado projeto sejam cumpridas de forma mais eficiente;
- E é justamente esse o objetivo de um checklist: fazer com que todas as tarefas sejam listadas e nada fique de lado (ou esquecido) durante a execução de cada uma das atividades propostas;
- Nas empresas, basicamente os checklists servem para manter o controle dos processos, melhorar a colaboração e comunicação no trabalho, além de auxiliar na gestão das equipes.
Quais são os benefícios do checklist para as empresas?
- Padronização dos processos: um checklist bem feito garante a padronização e consistência em projetos de diversas áreas, auxiliando na organização das tarefas e qualidade das entregas;
- Redução de erros: com um checklist em mãos, as chances de erros diminuem na medida em que as atividades são listadas para serem realizadas de forma mais precisa;
- Organização: ajuda também a manter cada detalhe de um projeto organizado, facilitando a comunicação, evitando mal-entendidos e melhorando a colaboração entre as equipes;
- Incentivo à inovação: quando as tarefas estão em um checklist, as equipes não precisam estar toda hora lembrando do que precisam fazer e, dessa forma, têm mais tempo para se dedicar a ações mais estratégicas, com foco em projetos de inovação e novas ideias que envolvem o pensamento criativo;
- Dados para auditorias: com checklists, é possível ter em mãos registros e dados sobre as atividades realizadas, facilitando assim o acompanhamento do progresso das ações e, ainda, auditorias externas e internas.
Como criar um checklist eficiente para a sua empresa?
- Antes de começar, defina o escopo da ação ou atividade que precisa de um checklist personalizado;
- Não se esqueça de especificar as tarefas-chaves e as pessoas responsáveis por cada uma delas;
- Depois disso, divida cada tarefa em etapas menores, sempre com os detalhes necessários para cada ação;
- Reserve um espaço para observações e comentários, permitindo sempre o feedback contínuo;
- Faça um teste antes de começar, para ver se algo está faltando ou que pode ser melhorado;
- Utilize a automatização de processos de ferramentas como o Qntrl para evitar repetições de tarefas e promover mais agilidade nas tarefas realizadas.
Além disso, confira algumas dicas bem práticas para criar estas listas de verificação para melhorar o gerenciamento das equipes:
- Checklists não precisam ser muito elaborados: por isso, mantenha suas listas de verificação simples e diretas, apenas com informações necessárias para a execução das tarefas e/ou projetos;
- Checklists estão sempre em movimento: revise e atualize suas listas periodicamente não só para acompanhar as mudanças nos processos como também para acompanhar as demandas que surgem ao longo do tempo;
- Envolva membros da equipe para a elaboração dos checklists, garantindo que todas as opiniões e perspectivas sejam consideradas;
- Lembre-se também de treinar os times, oferecendo informações sobre a importância de um checklist e como utilizar estas listas de verificação de forma correta para otimizar o andamento do trabalho e qualidade das entregas.
Vantagens de softwares BPM na criação de checklists
- Como falamos anteriormente, um software BPM como o Qntrl, contribui diretamente na criação de checklists, afinal, essas ferramentas são projetadas para mapear, automatizar e garantir mais visibilidade aos processos empresariais;
- Assim, ao integrar os recursos de um BPM ao dia a dia da sua organização, você terá um aliado valioso para a gestão de tarefas e workflows, facilitando assim a criação e execução das tarefas presentes em um checklist específico;
- Com um software BPM, é possível mapear todos os passos necessários para a realização de uma tarefa ou processo, criando assim uma base para elaboração de checklists;
- Além disso, com a automatização das tarefas, as equipes gastam menos tempo com atividade manuais e repetitivas e mantém o foco em ações mais estratégicas para o crescimento da empresa;
- Com monitoramento de processos e checklists em tempo real, os softwares BPM proporcionam uma visão imediata do status das atividades, facilitando assim a identificação de gargalos e tomada de decisões mais rápidas.
Checklists: exemplos práticos de aplicação na empresa
- Gestão de projetos: para ilustrar a aplicabilidade de um checklist na sua empresa, vamos começar com o setor de gestão de projetos. Com um software BPM como o Qntrl, a liderança tem mais visibilidade dos fluxos de trabalho de um projeto, incorporando os checklists em cada etapa a ser seguida. Além disso, é possível automatizar notificações e lembretes, para que todos estejam sempre na mesma página.
- Atendimento ao cliente: com um checklist para esta área, é possível garantir que todos sigam o mesmo protocolo, com um passo a passo personalizado para identificação do problema, resolução de demandas e coleta de feedback do cliente para futuras melhorias no atendimento;
- Processos de conformidade: ao integrar os checklists a softwares de BPM, as empresas conseguem assegurar que todos os requisitos regulatórios sejam atendidos, especialmente com a coleta de dados necessários para auditorias e relatórios de conformidade.
É claro que estes são apenas alguns exemplos e que um checklist pode ser utilizado em outros setores da empresa, como suporte, marketing, compras, RH e muito mais.
Afinal, ao criar checklists personalizados para os mais diversos projetos ou departamentos, a sua empresa está priorizando a padronização, processos bem estruturados e uma gestão ainda mais organizada.
Com o uso de softwares BPM para este fim, o seu negócio estará ainda mais bem preparado para enfrentar os desafios do mercado, tornando a empresa ainda mais moderna, automatizada e, é claro, competitiva.
